ስብሰባዎች የሥራ መቀስቀሻና ማበልፀጊያ እንጂ በራሳቸው ሥራ አይደሉም

በደረጀ ተክሌ ወልደማርያም

መቼ እንደተጀመረ ወቅቱ በትክክል ባይታወቅም የሰው ልጅ በማንኛውም የሕይወት እርከን ላይ ተሰባስቦ የመመካከር ጥቅሙን ከመገንዘቡ የተነሳ፣ ለዘመናት በውይይት አማካይነት በሚወሰኑ ውሳኔዎች ላይ በመመርኮዝ የጋራ ተግባራትን ሲያቀላጥፍ ቆይቷል፡፡ ሥልጣኔ ሲስፋፋም ሁለንተናዊ ጉዳዮችን በስብሰባ ተወያይቶ መወሰን የዘመናዊነት መገለጫ እየሆነ በመምጣቱ የቤተሰብ፣ የማኅበረሰብ፣ የድርጅት (መሥሪያ ቤቶች) የአኅጉርና የዓለም አቀፍ ድርጅቶች የወደፊት አቅጣጫዎች ሁሉ በስብሰባ ውሳኔ ሲያገኙ ይታያሉ፡፡

በአገራችንም ከጥንት ጀምሮ በሸንጎ የሚወሰኑ ጉዳዮች እያደር ዘመናዊ ሥርዓት ተቀርፆላቸው፣ ሕግ ተደንግጎላቸው አብዛኛዎቹ የአገርና የመንግሥት ጉዳዮች በጉባዔ ሲወሰኑ ረዥም ዘመናት አስቆጥረዋል፡፡ ለዚህ ጽሑፍ መነሻ ያደረግኳቸው አገልግሎት ሰጪ የመንግሥት መሥሪያ ቤቶችም አብዛኛው ተግባራቸው ከተገልጋዩ ማኅበረሰብ ጋር የተቆራኘ በመሆኑ ስብሰባዎች እንደሚበዙባቸው መገመት ይቻላል፡፡ ይሁን እንጂ ስብሰባዎች ሰዓትና ቀን ተገድቦላቸው ተገልጋዩን ማኅበረሰብ ሊጎዱ በማይችሉበት ደረጃ ታቅደው በሕግና በሥርዓት ሊመሩ ውጤታማነታቸውም እንዲሁ ሊረጋገጥ ይገባል፡፡

ከቅርብ ጊዜያት ወዲህ ግን አገልግሎት ሰጪ የመንግሥት መሥሪያ ቤቶች ካለ ምንም ቅድመ ማስጠንቀቂያ ለቀናት ቢሮዋቸውን እየዘጉ ሠራተኞቻቸውን ሰብስበው ለጉዳይ የመጣውን ተገልጋይ ስብሰባ ላይ ናቸው እያሉ መመለስ እየተለመደ መጥቷል፡፡ ይሁን እንጂ ስብሰባዎቹ በከፊል ዓላማቸውን ሲያሳኩ ካለመታየታቸውም በላይ፣ እንዲያውም የሥራ ሰዓትን የሚሻሙ ባለ ጉዳይን የሚያጉላሉ ሆነው ተገኝተዋል፡፡ ስብሰባዎቹ ውጤት ላለማምጣታቸው ማረጋገጫው ደግሞ መደጋገማቸው ብቻም ሳይሆን፣ ርዕሳቸው ያው በጎ ምላሽ ያላገኘው መልካም አስተዳደር መሆኑ ነው፡፡ በመሆኑም ስብሰባዎች ውጤት የማያስገኙ ከሆነ ምክንያታቸውን መመዘኑና መፍትሔውን ማመላከቱ የማንኛውም ዜጋ ድርሻ በመሆኑ፣ በቅድሚያ ቢሮዎቻችንን ያጨናነቁትን የስብሰባ ዓይነቶች መለየት ያስፈልጋል ብዬ አስባለሁ፡፡

ለስብሰባ ዓይነቶች የሚሰጡት ምላሾች እንደየሰው አመለካከት የሚለያዩ ቢሆኑም፣ በልምድ ካየሁት በየትኛውም የመንግሥት መሥሪያ ቤት የሚካሄድ ስብሰባ ከዚህ በታች ከተዘረዘሩት ዓይነቶች ውጪ አይሆንም ማለት እችላለሁ፡፡

የመጀመርያው መሥሪያ ቤቱ በሕግ በተሰጠው ሥልጣንና ኃላፊነት መሠረት የረዥም ጊዜ ዓላማውንም ሆነ የየዕለት ተግባሩን በጋራ በመመካከር፣ የተለያዩ ሐሳቦችን በየእርከኑ ከተቀመጡ የመሥሪያ ቤቱ አባላት በማሰባሰብ፣ የባለ ድርሻ አካላትን በበለጠ የሚጠቅመውን፣ ለቀልጣፋ አፈጻጸም የተመቸውንና ዘላቂነት ያለውን በመምረጥ የጋራ ውሳኔ ላይ ለመድረስና በታሪክም ሆነ በሕግ የመሥሪያ ቤቱን ገጽታ የሚያስጠብቅ፣ ምንጊዜም እየዳበረ የሚሄድ ተግባርን ለማከናወን የሚደረግ የመመካከሪያ መድረክ ነው፡፡

ሁለተኛው ደግሞ የየመሥሪያ ቤቱ ኃላፊዎች በሕግም ሆነ በመዋቅር በተሰጣቸው ኃላፊነት በራሳቸው ሥልጣን መወሰን የሚገባቸውን ጉዳዮች ወደ ጎን በመተው፣ ውሳኔዎቻቸው በተናጠል ከተሰጡ ሊያስከትሉ የሚችሉትን ውጤቶች በመፍራት፣ እንዲሁም በሥርዓቱም ሆነ በበላይ አለቆቻቸው ላይ እምነት ሲያጡ ‹‹ጎመን በጤና›› በሚል የፍርኃት ዋሻ በመጠለል ከሥጋት በመነጨ ለትልቁም ለትንሹም፣ ለሚያስፈልገውም ሆነ ለማያስፈልገው የሚጠሩት የመጠለያ የምክክር ሥርዓት ነው፡፡

ሦስተኛው አለቃነት የሚገለጸው በሰብሳቢነት ብቻ የሚመስላቸው፣ በሰበሰቡና በአነጋገሩ መጠን ከተግባራቸው ዋና ዋናውን የተወጡ የሚመስላቸው፣ በየዋህነት የሠራተኛውን የየዕለት የልብ ትርታ ቀርበው የሚያዳምጡ የሚመስላቸውና በተንኮልም የሠራተኛውን የየዕለት እንቅስቃሴ የመቆጣጠርያ መስመር የዘረጉ የሚመስላቸው ኃላፊዎች የሚጠሩት የማስመሰያ የስብሰባ ዓይነት ነው፡፡

በአገራችን ከላይ ከተጠቀሱት ውስጥ የትኞቹ የስብሰባ ዓይነቶች አመዝነው ይታያሉ የሚለውን ጥያቄ ለአንባቢያን በመተው፣ ዛሬ በየመሥሪያ ቤቱ ያለውን የስብሰባ ሁኔታ በዝርዝር እንመልከት፡፡

ከጥቂት ዓመታት ወዲህ ‹ስብሰባ ላይ ናቸው› የሚለው ዓረፍተ ነገር ከተራ መልዕክትነት አልፎ የሥራ መለኪያና ሠራተኝነትን ማረጋገጫ፣ በሌላ በኩል ደግሞ የሥራ መሸሺያና የአለቃ መደበቂያ በመሆን እየተፈረጀ ነው፡፡ ትርጉሙ ላይ የትኛው እውነት እንደሆነ ለማወቅ ቢያከራክርም ግን፣ አብዛኛው የኅብረተሰብ አካል በአንድ ዓብይ ጉዳይ ይስማማል ብዬ አምናለሁ፡፡ ይኼም እያደገ የመጣውን አሰልቺ የስብሰባ ባህርይ፡፡ የስብሰባን አሰልቺነት በምሬት የሚገልጸው ጉዳዩን ለመፈጸም መጥቶ ቢሮ ለቢሮ ሲዞር ውሎ፣ ተፈላጊው የቢሮ ሠራተኛ ስብሰባ ላይ መሆኑ በተደጋጋሚ ቀናት የተነገረውና መልካም አስተዳደር የተነፈገው ባለ ጉዳይ ብቻ ሳይሆን ስብሰባውን የተካፈለው የቢሮ ሠራተኛም ጭምር ነው፡፡

የቢሮው ሠራተኛ ባለ ጉዳዩን ሊያገለግል በሚገባው የመልካም አስተዳደር ይዞታ ላይ ባለመገኘቱ ተገልጋይ እየተጎዳ ነው በሚባልበት በአሁኑ ጊዜ፣ የቢሮው ሠራተኛ ዘመኑን በማይመጥን የስብሰባ ሥርዓት እየተጎሳቆለ መሆኑም የአደባባይ ሚስጥር ሆኗል፡፡ ዛሬ ዛሬ ሠራተኞች እዚያው በግቢያቸው ውስጥ ለስብሰባ ሲጠሩ ፊታቸውን ‹‹ቅጭም›› አድርገው ሲሄዱ የሚስተዋሉ ሲሆን፣ ሲመለሱ ደግሞ የመታከት ምልክት ያሳያሉ፡፡ አንዳንዶቹም በስብሰባው ወቅት የተንጠለጠለ የግል ሐሳባቸውን በማሰላሰል ወይም እንደ ዝንባሌያቸው የዶሮም ሆነ የኮንዶሚኒየም ሥዕል በመሣል ጊዜውን ይጠቀሙበታል፡፡

ስብሰባዎች ለምን አሰልቺ ይሆናሉ?

1ኛ. የስብሰባው አጀንዳ ግልጽ አለመሆን፣ ለስብሰባው የታደሙት ሠራተኞች የስብሰባውን አጀንዳ ከስብሰባው በፊት ቀድመው እንዲያውቁትና እንዲዘጋጁበት ስለማይደረግ፣ ውይይቱ በዚያው ስብሰባ ላይ በድንገት በሚፈነጠቁ ሐሳቦችና በአለቆች አጀንዳዎች ላይ ብቻ የሚወሰን ይሆናል፡፡ ይኼም ስብሰባውን ጥልቀት እንዳይኖረው ያደርግና ተደጋጋሚ ሐሳቦች ብቻ እንዲዘዋወሩ ስለሚያደርግ፣ ውይይቱ ቀድሞውኑም ‹በተግባቡበት ጉዳይ ላይ እንዲግባቡ› ከማድረግ በስተቀር አንዳችም አዲስ ነገር ሲያስጨብጥ አይስተዋልም፡፡

2ኛ. የስብሰባው ሰዓትና አጀንዳው አለመጣጣም፣ ለስብሰባው የተያዘው እያንዳንዱ አጀንዳ ምን ያህል ሰዓት ሊወስድ እንደሚችል በቅድሚያ ስለማይተመን፣ በአንዱ አጀንዳ ላይ ያለቀውን ሰዓት ለማካካስ ሌሎችን አጀንዳዎች በመጫን ወይም በማዋከብ ያልተገቡ ውሳኔዎች እንዲያልፉ ስለሚደረግ፣ የስብሰባን አስፈላጊነት በአሉታዊ ጎኑ ይገልጸዋል፡፡

3ኛ. በስብሰባው ላይ የስብሰባው አጀንዳ በቀጥታ የማይመለከታቸው ሠራተኞች መገኘት፣ በስብሰባ ላይ እንዲገኙ በመደረጋቸው ምክንያት ብቻ ተፈላጊነታቸው የተረጋገጠ የሚመስላቸው አንዳንድ ታዳሚዎች፣ በማይመለከታቸውና በማያውቁት ጉዳይ ላይ ብዙም የማይገናኝ ረጅም ጊዜን በመወሰድ ሐሳብ ሲሰጡ ይታያሉ፡፡ ይኼ ደግሞ የስብሰባውን ጊዜ ከማራዘሙም በላይ በጉዳዩ ላይ እውቀትም ልምድም ያላቸውን ሰዎች ጊዜ በመሻማት፣ የአዋቂ ሰሚ ከማድረግም በላይ የአጀንዳውን ውሳኔም ሲያዛባ ይታያል፡፡

4ኛ. የስብሰባ ሰዓት አለመከበር፣ አብዛኛው ስብሰባ በታቀደለት ሰዓት አይጀመርም፡፡ አብዛኛው ሠራተኛ በሰዓቱ ተገኝቶ ሌሎችን ከመጠበቅ ይልቅ ሌሎች ጨርሰው አዳራሽ ገብተው ከተጠናቀቁ በኋላ መድረሱን ይመርጣል፡፡ ይኼ ደግሞ ቀድመው የደረሱትን በጊዜ መቅጣት ብቻ ሳይሆን፣ ለሌላ ጊዜ በሰዓቱ እንዳይገኙ ይገፋፋል፡፡ የስብሰባውን መጨረሻ ሰዓትም አዝጋሚ ያደርገዋል፡፡

5ኛ. ሐሳብን በአጭሩ የመግለጽ አቅም ማጣት፣ በእያንዳንዱ አጀንዳ ላይ ካልተናገሩ ማለፍ የማይችሉ ታዳሚዎች እንዳሉ ሁሉ፣ ለእያንዳንዱ አጀንዳ የአገሪቱን ኢኮኖሚያዊና ማኅበራዊ ይዞታ አስደግፈው ካልተናገሩ ሰው የገባው የማይመስላቸው ወይም ደግሞ የቡድንም ሆነ የሥርዓት ጠላት ፈጥረው በስፋት ካልኮነኑ በስተቀር፣ ሐሳባቸውን በሚገባ የገለጹ የማይመስላቸው ታዳሚዎች መኖራቸው ስብሰባውን እጅግ አሰልቺ ያደርገዋል፡፡

6ኛ. ሰብሳቢዎች በስብሰባዎች ላይ የሚፈጥሩትን አሉታዊ ጫና በተመለከተ፣

ሀ. በስብሰባ መክፈቻና መዝጊያ ላይ ንግግር ማራዘም፣ በማንኛውም ስብሰባ በመክፈቻ ንግግር ይከፈታል፡፡ ይሁን እንጂ ንግግሩ አጀንዳውን ከማስተዋወቅ ያለፈ መሆን የለበትም፡፡ ሰብሳቢው የመግቢያ ንግግሩን በማራዘሙ ምክንያት በአንዳንድ አጀንዳዎች የውሳኔ ሐሳብ ላይ ተፅዕኖ ማድረግ ከመቻሉም በላይ፣ ታዳሚዎች በሚያስቡት አቅጣጫ እንዳይሄዱ ገደብ ሊያደርግባቸው ይችላል፡፡ የመዝጊያው ንግግር ሲራዘም ደግሞ በአብዛኛው የተነገሩትን በመድገም ነገሩን መልሶ ጥሬ ያደርገውና ‹ያልጣመው› ውሳኔም ካለ በተራዘመው ንግግሩ ስለሚተች ውሳኔውን ያሳለፉትን ታዳሚዎች ስሜት ይጎዳል፡፡

ለ. በእያንዳንዱ ታዳሚ ንግግር ላይ ማጠቃለያ መስጠት፣ ሰብሳቢው ሌሎች የተናገሩትን በመድገም ብዙ በተናገረ ቁጥር ከሌሎች ይበልጥ የተረዳ ወይም ለሌሎች ግልጽ ያደረገ እየመሰለው፣ ከራሱም በመጨመር ከመጀመሪያው ተናጋሪ በላይ ረጅም ጊዜ የፈጀ አላስፈላጊ መግለጫ መስጠቱ ለእያንዳንዱ ሐሳብ ሁለት ሁለት ተናጋሪ የመመደብ ያህል ከመሆኑም በላይ፣ የመጀመሪያዎቹ ተናጋሪዎች ንግግሮች ሊዛቡ የሚችሉበትን ሁኔታ ሲፈጥር የቀደምት ተናጋሪዎችንም የመናገር ብቃት ይጎዳል፡፡

ሐ. ውሳኔዎች ወደ ሰብሳቢው ፍላጎትና አቅጣጫ እንዲያመሩ የማድረግ፣ አንዳንድ ስብሰባዎች በእጅጉ የሚራዘሙት አጀንዳዎቹ ከባድ ሆነው ሳይሆን ሰብሳቢዎች በሚፈልጉት አቅጣጫ ባለመሄዳቸው ነው፡፡ አብዛኛዎቹ ሰብሳቢዎች አጀንዳዎችን ቀርፀው ሲገቡ ውሳኔዎችንም በልባቸው ይዘው ነው፡፡ ታዳሚው የተጠራውም እነሱ የፈለጉትን ውሳኔ እንዲያፀድቅላቸው ለማድረግ እንጂ ነፃ ሐሳቡን ፈልገው አይደለም፡፡ እንዲያውም ስብሰባው በፈለጉት አቅጣጫ ካልሄደ ውሎ ማደሩን የተገላቢጦሽ የዴሞክራሲ መገለጫ አድርገው የሚገልጹም አሉ፡፡ ይኼ የታዳሚውን ቁርጠኝነት ይሸረሽረዋል፡፡ ጥላቻም ስለሚያሳድርበት ለስብሰባ ያለው አመለካከት አሉታዊ ይሆናል፡፡

መ. እርከንን ያልጠበቀ ስሜታዊ ስብሰባ ማካሄድ፣ አለቆች በውክልና የሰጡትን ሥልጣን በስብሰባ ወቅት መልሰው ሲነጥቁ ይታያሉ፡፡ ለምሳሌ ግቢው ፅዳት ከራቀው፣ ወይም የተሸከርካሪ አጠቃቀም ሥርዓት ከሌለው፣ ወይም የሥራ መግቢያ ሰዓት የማይከበር ከሆነ እነዚህ ሁሉ ስህተቶች የሚታረሙበት አግባብ ያለው ሥርዓትና ለዚሁ ጉዳይ የተመደቡ ኃላፊዎች እያሉ ቢሮ ዘግቶ ጠቅላላ የመሥሪያ ቤቱን ሠራተኞች በመጥራት፣ ስሜታዊነት የተሞላበት ስብሰባ ለግማሽ ቀን ሲካሄድ ይውላል፡፡ ይህ ዓይነቱ የንትርክ ስብሰባ የኃላፊውን ደረጃ ዝቅ ከማድረግም አልፎ የበታች ኃላፊዎች ተግባራቸውን በሚገባ እንዳይወጡ ያደርጋል፡፡

ሰ. ምዘናና ግምገማን አግባብ ባልሆነ መንገድ መተርጎም፣ ሥራዎች የሚመዘኑበትና የሚገመገሙበት ሳይንሳዊ  አግባብ አለ፡፡ ይህም ምዘናው በየዕለቱና በየሰዓቱ የሚከናወን ሲሆን ግምገማው ደግሞ የሥራው አካሄድ በሚጠይቀው ቀደም ሲል በዕቅድ በተያዘ አግባብ ይሆናል፡፡ የምዘናውም ሆነ ግምገማው ዓላማ ለሥራው የተቀረፁ ሥርዓቶችን በሥራው ላይ በተከሰቱ ችግሮች አማካይነት እንደገና እንዲመረመሩ የሚያደርግና ሌሎች አስፈላጊ መሆናቸው የታመነባቸው የሌሉ የሥራ ሒደቶች እንዲፈጠሩ የሚያደርግ ሲሆን፣ ይኼም በተመደቡ ሠራተኞችና በመዋቅር ይመራል፡፡ አሁን ግን በየመሥሪያ ቤቱ የሚታየው ምዘና ሥራንና ሥርዓትን ሳይሆን ሰብዕናን ያማከለ፣ አንዱ አንዱን ለማዋረድና በጥቃት ለመፈላለግ ብቻ የቆመ፣ በዚህ ዘመን መሥራት ሳይሆን መታሰብ የሌለበት ያልሠለጠነ አካሄድ ይመስላል፡፡ ይኼም ተደርጎ ምንም የረባ ውጤት አለመገኘቱና ችግሮቹ እየተባባሱ መሄዳቸው የምንከተለው የግምገማ ሥርዓት ረብ እንደሌለው ያሳያል፡፡ የእርስ በርስ መተራረብንና መወራረፍን አቁመን፣ ሥርዓቶችንና ዘመናዊ የአሠራር ሥልቶችን በመንደፍ ብቻ መልካም አስተዳደርን መገንባት ይቻላል፡፡    

ረ. የስብሰባውን  ውጤት በተግባር ላይ አለማዋል፣ ማንኛውም ስብሰባ ሲጠናቀቅ የአፈጻጸም መርሐ ግብር ሊወጣለት ይገባል፡፡ በመርሐ ግብሩም የማን ክፍል ኃላፊነቱን ይወስዳል መቼና እንዴት ይሠራዋል የሚለው ይነደፋል፡፡ አብዛኛው ስብሰባ ይኼንን ዓብይ ጉዳይ አያስከትለውም፡፡ ይህ ስብሰባ ወደ ውጤት ሳይሸጋገር ሌላ አስቸኳይ የተባለ ስብሰባ ይጠራል፡፡ በዚሁ የቀደመው ስብሰባ ይዘነጋል፡፡ በዚህ ምክንያት ያለፈውን ስብሰባ ረብ የለሽነት ያወቁ ታዳሚዎች ለሚቀጥለው ስብሰባ በሙሉ ልባቸው አይመጡም፡፡ ለስብሰባውም ሆነ ለሰብሳቢው መልካም አመለካከትም አይኖራቸውም፡፡ የመሥሪያ ቤቱንም መሪዎች የአመራር ደረጃ ዝቅ ያደርገዋል፡፡   

በመሆኑም የስብሰባን ዓላማና ይዘቱን እንዲሁም ተግባራዊ አፈጻጸሙን በማዘመንና ወቅቱ የሚጠይቀውን ሥርዓት በመከተል በየቀኑ የሚደረጉትን ‹‹ጉንጭ አልፋ›› ስብሰባዎች በመቀነስ፣ የተገልጋዩን ጊዜ ሳይሻማ በሚገባ መስተንግዶ መስጠት ይቻላል፡፡ ሁሉም የመንግሥት ሠራተኛ በቢሮው ቢያገለግልም በሌላው ቢሮ ግን ተገልጋይ መሆኑን ማወቅ ይገባዋል፡፡ የመልካም አስተዳደር መሠረቶች በጎ አመለካከት ተገቢ የመሥሪያ ቤት መዋቅሮችና ሁነኛ የሥራ ሥልቶች ናቸው፡፡ እነዚህ እርስ በርሳቸው ሊደጋገፉ የሚችሉ የመልካም አስተዳደር መሠረቶች በሚገባ መስመር ከያዙ መልካም አስተዳደር በራሱ ይገነባል፡፡ በመሆኑም ተገቢ የሥራ ሥልቶችን፣ መዋቅሮችንና አመለካከቶችን ከመሥሪያ ቤቱ ዓላማና ተግባር ጋር በማዋሀድ መልካም አስተዳደርን ለማስፈን እንትጋ፡፡

ሰላም ሁኑ

ከአዘጋጁ፡- ጽሑፉ የጸሐፊውን አመለካካት ብቻ የሚያንፀባርቅ ሲሆን፣ ጸሐፊውን በኢሜይል አድራሻቸው [email protected] ማግኘት ይቻላል፡፡